Autore: Roberto G.

Scrivere una newsletter su Access è un buon viatico per iniziare a far comprendere agli utenti l’importanza di questo programma di norma ignorato e considerato come una versione più complessa di Excel. Access riveste, invece, un ruolo fondamentale, soprattutto quando si debbono gestire enormi quantità di dati, mettere in relazione tabelle diverse tra di loro, debbono impostare interrogazioni permanenti dei dati (le cosiddette query).

La prima idea è stata descrivere già una delle varie funzionalità rilevanti del programma, ma poi è subentrato il pensiero di sensibilizzare all’uso di Access in un modo che possa risultare comprensibile a tutti ovvero partendo da … Excel. La situazione che si vuole ricostruire è semplice e classica: la difficoltà se non l’impossibilità di gestire una tabella, cresciuta a dismisura come mole di dati, con Excel. Il punto è: trasferire i dati in Access.

Prima di procedere, è necessario ribadire uno dei concetti cardine del travaso di dati da un’applicazione ad un’altra del pacchetto Office: la differenza tra collegare ed incorporare. Si tratta di due metodologie diverse.

 

 

Nel caso di Access il concetto va spiegato più nel dettaglio, perché le modalità di immissione dei dati presentano varie sfaccettature.

Il punto di partenza è un file di non molte colonne ma già di parecchie righe (oltre 30000) destinato ad accrescersi nel tempo. La tabella è ancora gestibile con Excel, ma conviene già trasferirla in Access.

Alcune righe sono illustrate a seguire e rappresentano il totale delle spese a fronte del budget stanziato per i vari reparti e per le varie voci di spesa di una multinazionale che ha sedi in tutto il mondo.

 

COLLEGARSI AD UNA TABELLA EXCEL

La strada del collegamento lascia la piena sovranità ad Excel. Access non è altro che il collettore di una tabella che continua ad essere alimentata in Excel; così agendo non si trae alcun beneficio da Access in termini di dimensioni e di struttura della tabella, ma se ne traggono nell’ambito della interrogazione del database, con la possibilità di fare le cosiddette query (tabelle filtrate in modo permanente) e di reportistica con lo strumento Report che è peculiare di Access.

  • L’avvio dell’operazione avviene dal comando Excel presente nella scheda Dati esterni, nel gruppo Importa e collega.
  • Nella finestra di carica dei dati esterni, si mette il segno di spunta su Collega all’origine creando una tabella collegata. La descrizione del comando avverte con chiarezza che ci si collega ai dati di origine in Excel e che le modifiche sono possibili sono in Excel, che resta l’origine dati. La scelta della cartella di lavoro di origine avviene cliccando su Sfoglia e cercando il file Excel cui collegarsi.

 

  • La finestra successiva consente di scegliere la tabella cui collegarsi mostrando o i fogli di lavoro o eventuali intervalli definiti ovvero rinominati dall’utente.

 

  • Dopo aver fatto la scelta della tabella, occorre indicare ad Access se la prima riga contiene le intestazioni ovvero le etichette. Può capitare che l’ambito dei dati Excel non sia ben definito ed allora c’è il rischio che si includano nel collegamento colonne vuote. La rimozione di tali colonne va fatta in Excel perché, come detto, Access non fa altro che raccogliere la tabella Excel.

 

  • Nell’ultimo passaggio bisogna solo accettare il nome della tabella oppure rinominarla nel modo desiderato. A questo punto appare la tabella in Access. Il simbolo della freccia accanto all’icona di Excel indica che la tabella è solo un collegamento ad un’origine dati Excel.

 

IMPORTARE UNA TABELLA EXCEL

Molto differente è l’operazione che importa una tabella Excel all’interno di Access. Alcuni passaggi sono simili al collegamento mentre altri sono differenti e marcano la diversità. La tabella diventa organica ad Access e si possono apportare modifiche contenutistiche e strutturali. Nella prima finestra si sceglie Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente.

Come indica il riquadro, viene creata una tabella se questa non esiste o viene sovrascritta se questa già esiste con la stessa denominazione. Eventuali modifiche apportate ai dati di origine non vengono riflesse in Access: occorre ripetere l’importazione. Le prime due schermate della procedura sono simili al collegamento. Poi scattano le differenze nelle schermate successive.

 

  • Viene chiesto di adattare o meno la tipologia dei dati alla tabella Access. Nella maggioranza dei casi Access è in grado di riconoscere ed assegnare il tipo corretto di dati, altrimenti si può intervenire in questa schermata. Inoltre è possibile decidere di non importare una o più colonne.

 

 

  • Il passaggio seguente è specifico di Access e potrebbe mettere in crisi l’utente. Non si può in poche righe trattare a fondo l’argomento. Basta solo specificare che Access vuole sapere, al fine dell’ottimizzazione del database soprattutto in vista di eventuali relazioni con altre tabelle, se nella tabella Excel esista una colonna chiave primaria ovvero una colonna che contenga solo valori univoci e non ammetta duplicati. Le altre due alternative sono la creazione di una chiave primaria automatica da parte di Access (numerazione progressiva) o l’impostazione di nessuna chiave primaria.

 

  • Dopo l’assegnazione di un nome alla tabella, il punto cruciale è la possibilità di salvare i passaggi dell’importazione al fine di rieseguirla rapidamente. Addirittura è possibile associare tale azione ad un’attività di Outlook ed impostare un promemoria. Ciò rende agevole una operazione che altrimenti sarebbe noiosa da ripetere: l’importazione della stessa tabella Excel ogni qualvolta siano stati aggiornati i dati di origine.

 

Posted: 20 Nov 17 By: Category: Blog Read 1 times

Autore: Roberto G.

L’inserimento di un grafico all'interno di una presentazione è un argomento molto diffuso tra gli utenti di PowerPoint, La preoccupazione è più che giustificata: PowerPoint è un programma visivo in cui le immagini e la grafica rivestono un ruolo fondamentale. In queste pagine ci soffermiamo sulle modalità di immissione tralasciando la personalizzazione dei grafici, argomento che merita ulteriori approfondimenti.

La considerazione iniziale è la seguente: il grafico deve essere creato direttamente in PowerPoint oppure si dispone già di un grafico su un foglio di lavoro Excel? Gli approcci sono naturalmente differenti così come è differente l’impatto cromatico, a meno che Excel e PowerPoint non condividano lo stesso tema grafico (il concetto di tema grafico è basilare e di sicuro sarà oggetto di una newsletter futura).

 

INSERIRE UN GRAFICO POWERPOINT

 

La prima opzione prevede l’inserimento diretto di un grafico all’interno di una diapositiva. Se alla diapositiva è stato applicato un layout che preveda la presenza contenuti grafici, appare anche l’icona per inserire un grafico. Se la diapositiva non ha un layout contenuti, allora occorre posizionarsi sulla scheda Inserisci e cliccare sul comando Grafico nella scheda Illustrazioni.

La scelta della categoria del grafico e della tipologia di grafico all’interno della categoria, va fatta all’interno della finestra di dialogo Inserisci Grafico. L’aspetto di questa finestra varia a seconda della versione di PowerPoint cosi come la disponibilità di alcuni tipi peculiari di grafico, ma per quanto concerne i grafici più usati (istogrammi, barre, torte, linee) la modalità di immissione è simile: prima si sceglie la categoria poi il grafico inerente alla categoria. Nell’esempio illustrato, che mostra la finestra nella versione 2013 di PowerPoint, si è scelto il grafico Colonne raggruppate nella categoria Istogramma.

 

Un grafico ha bisogno di dati e questi non sono presenti in PowerPoint. Per poter creare il grafico, viene aperto anche una sorta di foglio Excel con alcuni dati fittizi. Dati ed etichette vanno sostituiti con quanto di proprio interesse. Se tali valori sono già presenti in una cartella di lavoro Excel, è possibile anche copiarli ed incollarli. Al termine della immissione dei dati, si chiude la finestra del foglio Excel e rimane il grafico nella diapositiva.

 

I colori del grafico sono quelli relativi al tema grafico applicato, che nell’esempio è il Tema di Office, vale a dire quello predefinito (per verificare il tema va attivata la scheda Progettazione). La gestione e personalizzazione del grafico avviene attraverso le schede a comparsa Progettazione e Formato mentre la scheda Layout, presente fino alla versione 2010, è stata sostituita da un pulsante 

che appare a destra del grafico.

 

INSERIRE UN GRAFICO DA EXCEL

L’ipotesi forse più plausibile prevede che si abbia già un grafico dentro ad un foglio di lavoro Excel. In questo caso si fa ricorso alla classica operazione di copia ed incolla, ma occorre fare alcuni distinguo. Innanzitutto ipotizziamo che nel foglio di lavoro Excel di esempio, il tema grafico sia diverso da quello applicato alla presentazione PowerPoint.

Per poter analizzare le differenti modalità di copia ed incolla, utilizziamo le Opzioni Incolla disponibili al momento dell’incollamento o nella parte inferiore del comando Incolla sulla scheda Home o nel menu contestuale che appare dopo aver fatto clic con il tasto destro del mouse. I concetti cardine sono due: formattazione ed incorporamento o collegamento

 

 

  • Usa tema destinazione ed incorpora cartella di lavoro. Equivale alla normale operazione di copia ed incolla. La formattazione del grafico si adatta al tema di PowerPoint, anche se dalla scheda Progettazione degli Strumenti Grafico può essere cambiata. Il grafico viene incorporato. Con i comandi di Modifica dati presenti sulla scheda Progettazione si apre un foglio Excel simile a quello di origine ma non c’è un collegamento per cui se si cambiano i dati, si modifica il grafico PowerPoint ma quello Excel di provenienza rimane immutato.

 

  • Mantieni formattazione originale e incorpora cartella di lavoro. Come nell’opzione precedente, il grafico vien incorporato ma la formattazione rimane quella di origine ovvero del tema applicato al foglio Excel, anche se è sempre possibile modificarla.
  • Usa tema di destinazione e collega i dati. Come nella prima opzione, i colori si adattano al tema di PowerPoint (con possibilità di modifica), ma in questo caso viene creato un collegamento tra grafico prelevato da Excel e graffio immesso in PowerPoint. L’aggiornamento dei dati è possibile sia da Excel (il grafico PowerPoint si aggiorna in automatico) sia da PowerPoint (il grafico Excel di origine si aggiorna in automatico).
  • Mantieni formattazione originale e collega dati. Si crea il collegamento tra PowerPoint ed Excel ma i colori in questo caso sono quelli presenti nel tema Excel. Come sempre la formattazione può essere cambiata.
  • Immagine. Il grafico viene incollato come se fosse un’immagine. La formattazione è quella del foglio Excel e non è modificabile così come non sono in alcun modo modificabili i dati. È solo possibile solo gestire l’immagine con gli strumenti disponibili nella scheda Formato.

 

Segui ML Training sui Social:
Facebook - LinkedIn - Google+

Posted: 16 Ott 17 By: Category: Blog Read 46 times

Autore: Roberto G.

L’argomento di questa newsletter è il programma Microsoft Word, molto utilizzato ma spesso poco conosciuto in profondità.

L’oggetto specifico è la creazione di un sommario.

A dire il vero molti lo chiamano indice e spesso si fa confusione tra i due termini. Tale confusione va chiarita perché in Word questi due termini indicano due funzionalità differenti.

 

INDICE O SOMMARIO?

Quindi, quello che molti utenti di norma chiamano come indice (ad esempio gli studenti che preparano una tesi di laurea e cui viene chiesto di collocare ad inizio documento un indice dei capitoli e paragrafi) in Word viene denominato sommario.

Detto questo, ogni volta che si redige un documento più o meno lungo può essere necessario o comunque agevole inserire un sommario, che consente anche la navigazione all’interno dei vari capitoli.

Molti non sanno, tuttavia, come fare e pertanto preparano il sommario manualmente, digitando i titoli ed i numeri di pagina, con l’inevitabile seccatura che ogni aggiunta, modifica o cancellazione al documento che cambia il titolo di un capitolo o il suo numero di pagina comporta la correzione manuale del sommario.

Non sarebbe meglio automatizzare il tutto? Già ma basta con le chiacchiere. Come si fa?

 

INSERIRE UN SOMMARIO

Il punto di partenza è l’applicazione di uno stile titolo al testo che costituisce il titolo del capitolo o del paragrafo.

Non tutti conoscono l’importanza degli stili di formattazione ed in particolare degli stili titolo e varrà la pena di ritornare prima o poi su un argomento di grande rilevanza.

Per applicare uno stile titolo predefinito, occorre selezionare il testo da formattare e poi agire dal gruppo Stili della scheda Home nella Barra multifunzione.

Come si vede dall’immagine seguente, gli stili sono identificati da un nome e da un’anteprima che mostra gli effetti dell’applicazione dello stile.

 

Cliccare su uno degli stili applica lo stile in questione.

Per il sommario va utilizzato, come detto, uno tra gli stili titolo, che sono contrassegnati da un numero progressivo (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 ecc.) che rappresentano un livello gerarchico.

Per capirci, un capitolo andrebbe formattato con stile Titolo 1, un paragrafo con stile Titolo 2 e via dicendo.

Dopo questa lunga ma essenziale premessa, siamo pronti a generare in pochissimi attimi il nostro sommario. Abbiamo due possibilità, a seconda che desideriamo solo inserire un sommario o impostarne anche le opzioni.

  • Nel primo caso, ci posizioniamo sulla scheda Riferimenti della Barra multifunzione e nel gruppo di comandi Sommario facciamo clic su Sommario. L’elenco contestuale che appare ci viene in aiuto proponendo 3 tipologie di sommario incorporate (Tabella automatica 1, Tabella automatica 2 e Tabella manuale). Si sceglie uno dei tre stili e … il gioco è fatto. Il sommario appare nel documento
  • Nel secondo caso agiamo come nel modo precedente, ma invece di scegliere uno dei sommari incorporati, facciamo clic su Sommario personalizzato. Appare la finestra illustrata nell’immagine

 

Come si può notare, ci sono alcune opzioni da impostare quali la scelta del formato tra quelli disponibili (da modello, Ricercato, Formale ecc.); se far apparire o meno i numeri di pagina ed in caso se allinearli a destra o collocarli dopo l’ultima parola del titolo; quale carattere di riempimento va usato nel caso di allineamento di numeri a destra; quanti livelli gerarchici di stili titolo mostrare; se trasformare tutto il testo del sommario in un collegamento ipertestuale o solo i numeri.

L’ultimo punto è importante perché rende navigabile il documento tramite il sommario.

Un’ultima notazione: cosa accade al sommario se cambia qualcosa nel documento?

Supponiamo l’aggiunta di un nuovo capitolo o paragrafo con stile titolo o la modifica di un titolo esistente o ancora l’immissione di testo ulteriore che fa cambiare il numero di pagina del titolo.

Il sommario non si aggiorna in automatico ma bisogna fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualunque del sommario e poi su Aggiorna.

Una piccola finestra suggerisce la scelta da fare: l’aggiornamento dell’intero sommario o soltanto dei numeri di pagina.

 

Posted: 19 Set 17 By: Category: Blog Read 64 times

Autore: Roberto G.

Bisogna inserire in una o magari più celle di Excel dati valutari, ad esempio uno stipendio, un prezzo di vendita, l’importo di una fattura. Perché perdere tempo a digitare il simbolo dell’euro, il separatore delle migliaia, i due zeri decimali dopo la virgola? È sufficiente selezionare la cella o le celle che contengono i valori a cui è necessario applicare il simbolo di valuta, fare clic con il pulsante destro del mouse, fare clic su “formato celle

E scegliere tra formato valuta e formato contabilità. Quale dobbiamo usare?

Quali sono le differenze tra i due?

La prima differenza è puramente visiva e si nota appena si applicano i due formati.

  • Nel formato VALUTA il simbolo valutario è visualizzato accanto al primo numero della cifra.
  • Nel formato CONTABILITÀ il simbolo valutario è allineato a sinistra della cella, il valore a destra.  

 

 

 

La seconda è che il formato VALUTA consente di formattare in automatico i valori negativi con colore rosso ed i positivi in nero, il formato CONTABILITÀ non prevede questa opzione.

Quindi, se il valore negativo è il risultato di una formula (ad esempio la differenza tra entrate ed uscite) diventa più facile individuarlo, soprattutto in fogli di lavoro con tanti record.

 

Se l'artico è stato utile, seguici sui social networks cliccando sui pulsanti in basso a destra di questa pagina

Posted: 18 Lug 17 By: Category: Blog Read 160 times

Autore: Roberto G.

Ci sono molti i casi in cui nella colonne che possono contenere solo valori numerici ci sia un pochino di tutto: testi, spazi vuoti… La fantasia degli utenti è, spesso, illimitata. Per fortuna non sempre le conseguenze di una errata digitazione ha un impatto gravoso sui risultati della proprie elaborazioni, ma per la pulizia del database e della reportistica che si vuole produrre, sarebbe opportuno che una colonna numerica contenga … numeri.

La soluzione c’è e si chiama … convalida dati. Tuttavia nessuna delle opzioni di convalida sembrerebbe soddisfare questa esigenza. In realtà bisogna fare ricorso alla convalida di tipo personalizzato, che permette di digitare solo i dati che rispettano il risultato di una formula. Ed in questo caso la funzione da usare non è molto nota ma invero abbastanza utile.

Nella libreria delle funzioni, nascoste tra le cosiddette “Altre funzioni” ci sono le funzioni della categoria INFORMATIVE. Sono funzioni che restituiscono semplicemente come risultato VERO o FALSO. Nel caso della funzione VAL.NUMERO, viene controllato se una cella contiene un numero (Vero) o non contiene un numero (Falso).

Qualsiasi utente può comprendere facilmente che, usata da sola, questa funzione non è molto performante. Ma ecco che acquista senso se la si inserisce all’interno della convalida dati. Come prima cosa bisogna impartire il comando CONVALIDA DATI dalla scheda DATI. Nella finestra di dialogo della Convalida, scegliere PERSONALIZZATO nella sezione Consenti. Si attiva la sezione formula, all’interno della quale va inserita la funzione.

Nell’esempio sotto raffigurato, la funzione che si applica a tutte le celle precedentemente selezionate della colonna controlla che, a partire dalla cella D2, sia inserito un valore numerico. Nel caso, ad esempio, di valore testuale la funzione restituirebbe falso per cui il valore non supererebbe la regola di convalida. Per rinforzare la regola, nella linguetta MESSAGGIO DI ERRORE è stato digitato un messaggio che avverte l’utente che abbia per errore inserito un valore non numerico della necessità di svolgere questa operazione.


 

Posted: 24 Giu 17 By: Category: Blog Read 241 times

Autore: Michela F.

Tutto ciò che è prezioso, o scarso, costa. Si pensi per esempio all'oro, al platino, ai diamanti.

Anche il Tempo è una risorsa scarsa e quindi costa. Costa gestirlo, prevederlo, programmarlo.

Se pensiamo che questi costi siano inevitabili, li somatizziamo in modo negativo. Corriamo il rischio di vivere in modo passivo. E, nella peggiore delle ipotesi facciamo pagare ad altri questa nostra difficoltà.

Se, invece, impariamo a conoscere i costi del tempo e a controllarli con metodo e disciplina allora possiamo diventare veri padroni del nostro tempo.

Saremo noi a gestire il tempo e non saranno gli eventi a gestirci.

Per diventare padroni del nostro tempo possiamo seguire tre strade:

  • La strada della buona educazione, ovvero l'eleganza nei confronti del tempo e degli altri (es. la puntualità)
  • La strada delle priorità, cioè la chiarezza del punto di partenza e del punto di arrivo
  • La stada dell'auto organizzazione, che è la capacità di prevedere, pianificare e programmare il tempo

Scegli quella che si adatta di più a te !

Posted: 21 Giu 17 By: Category: Blog Read 146 times
ML TRAINING

    Via Sergio Forti, 23
00144 Roma // Italy

    +39 06 830 893 06
   +39 06 830 893 06

    Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.