Autore: Roberto G.

L’argomento di questa newsletter è il programma Microsoft Word, molto utilizzato ma spesso poco conosciuto in profondità.

L’oggetto specifico è la creazione di un sommario.

A dire il vero molti lo chiamano indice e spesso si fa confusione tra i due termini. Tale confusione va chiarita perché in Word questi due termini indicano due funzionalità differenti.

 

INDICE O SOMMARIO?

Quindi, quello che molti utenti di norma chiamano come indice (ad esempio gli studenti che preparano una tesi di laurea e cui viene chiesto di collocare ad inizio documento un indice dei capitoli e paragrafi) in Word viene denominato sommario.

Detto questo, ogni volta che si redige un documento più o meno lungo può essere necessario o comunque agevole inserire un sommario, che consente anche la navigazione all’interno dei vari capitoli.

Molti non sanno, tuttavia, come fare e pertanto preparano il sommario manualmente, digitando i titoli ed i numeri di pagina, con l’inevitabile seccatura che ogni aggiunta, modifica o cancellazione al documento che cambia il titolo di un capitolo o il suo numero di pagina comporta la correzione manuale del sommario.

Non sarebbe meglio automatizzare il tutto? Già ma basta con le chiacchiere. Come si fa?

 

INSERIRE UN SOMMARIO

Il punto di partenza è l’applicazione di uno stile titolo al testo che costituisce il titolo del capitolo o del paragrafo.

Non tutti conoscono l’importanza degli stili di formattazione ed in particolare degli stili titolo e varrà la pena di ritornare prima o poi su un argomento di grande rilevanza.

Per applicare uno stile titolo predefinito, occorre selezionare il testo da formattare e poi agire dal gruppo Stili della scheda Home nella Barra multifunzione.

Come si vede dall’immagine seguente, gli stili sono identificati da un nome e da un’anteprima che mostra gli effetti dell’applicazione dello stile.

 

Cliccare su uno degli stili applica lo stile in questione.

Per il sommario va utilizzato, come detto, uno tra gli stili titolo, che sono contrassegnati da un numero progressivo (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 ecc.) che rappresentano un livello gerarchico.

Per capirci, un capitolo andrebbe formattato con stile Titolo 1, un paragrafo con stile Titolo 2 e via dicendo.

Dopo questa lunga ma essenziale premessa, siamo pronti a generare in pochissimi attimi il nostro sommario. Abbiamo due possibilità, a seconda che desideriamo solo inserire un sommario o impostarne anche le opzioni.

  • Nel primo caso, ci posizioniamo sulla scheda Riferimenti della Barra multifunzione e nel gruppo di comandi Sommario facciamo clic su Sommario. L’elenco contestuale che appare ci viene in aiuto proponendo 3 tipologie di sommario incorporate (Tabella automatica 1, Tabella automatica 2 e Tabella manuale). Si sceglie uno dei tre stili e … il gioco è fatto. Il sommario appare nel documento
  • Nel secondo caso agiamo come nel modo precedente, ma invece di scegliere uno dei sommari incorporati, facciamo clic su Sommario personalizzato. Appare la finestra illustrata nell’immagine

 

Come si può notare, ci sono alcune opzioni da impostare quali la scelta del formato tra quelli disponibili (da modello, Ricercato, Formale ecc.); se far apparire o meno i numeri di pagina ed in caso se allinearli a destra o collocarli dopo l’ultima parola del titolo; quale carattere di riempimento va usato nel caso di allineamento di numeri a destra; quanti livelli gerarchici di stili titolo mostrare; se trasformare tutto il testo del sommario in un collegamento ipertestuale o solo i numeri.

L’ultimo punto è importante perché rende navigabile il documento tramite il sommario.

Un’ultima notazione: cosa accade al sommario se cambia qualcosa nel documento?

Supponiamo l’aggiunta di un nuovo capitolo o paragrafo con stile titolo o la modifica di un titolo esistente o ancora l’immissione di testo ulteriore che fa cambiare il numero di pagina del titolo.

Il sommario non si aggiorna in automatico ma bisogna fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualunque del sommario e poi su Aggiorna.

Una piccola finestra suggerisce la scelta da fare: l’aggiornamento dell’intero sommario o soltanto dei numeri di pagina.

 

Posted: 19 Set 17 By: Category: Blog Read 1 times

Autore: Roberto G.

Bisogna inserire in una o magari più celle di Excel dati valutari, ad esempio uno stipendio, un prezzo di vendita, l’importo di una fattura. Perché perdere tempo a digitare il simbolo dell’euro, il separatore delle migliaia, i due zeri decimali dopo la virgola? È sufficiente selezionare la cella o le celle che contengono i valori a cui è necessario applicare il simbolo di valuta, fare clic con il pulsante destro del mouse, fare clic su “formato celle

E scegliere tra formato valuta e formato contabilità. Quale dobbiamo usare?

Quali sono le differenze tra i due?

La prima differenza è puramente visiva e si nota appena si applicano i due formati.

  • Nel formato VALUTA il simbolo valutario è visualizzato accanto al primo numero della cifra.
  • Nel formato CONTABILITÀ il simbolo valutario è allineato a sinistra della cella, il valore a destra.  

 

 

 

La seconda è che il formato VALUTA consente di formattare in automatico i valori negativi con colore rosso ed i positivi in nero, il formato CONTABILITÀ non prevede questa opzione.

Quindi, se il valore negativo è il risultato di una formula (ad esempio la differenza tra entrate ed uscite) diventa più facile individuarlo, soprattutto in fogli di lavoro con tanti record.

 

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Posted: 18 Lug 17 By: Category: Blog Read 112 times

Autore: Roberto G.

Ci sono molti i casi in cui nella colonne che possono contenere solo valori numerici ci sia un pochino di tutto: testi, spazi vuoti… La fantasia degli utenti è, spesso, illimitata. Per fortuna non sempre le conseguenze di una errata digitazione ha un impatto gravoso sui risultati della proprie elaborazioni, ma per la pulizia del database e della reportistica che si vuole produrre, sarebbe opportuno che una colonna numerica contenga … numeri.

La soluzione c’è e si chiama … convalida dati. Tuttavia nessuna delle opzioni di convalida sembrerebbe soddisfare questa esigenza. In realtà bisogna fare ricorso alla convalida di tipo personalizzato, che permette di digitare solo i dati che rispettano il risultato di una formula. Ed in questo caso la funzione da usare non è molto nota ma invero abbastanza utile.

Nella libreria delle funzioni, nascoste tra le cosiddette “Altre funzioni” ci sono le funzioni della categoria INFORMATIVE. Sono funzioni che restituiscono semplicemente come risultato VERO o FALSO. Nel caso della funzione VAL.NUMERO, viene controllato se una cella contiene un numero (Vero) o non contiene un numero (Falso).

Qualsiasi utente può comprendere facilmente che, usata da sola, questa funzione non è molto performante. Ma ecco che acquista senso se la si inserisce all’interno della convalida dati. Come prima cosa bisogna impartire il comando CONVALIDA DATI dalla scheda DATI. Nella finestra di dialogo della Convalida, scegliere PERSONALIZZATO nella sezione Consenti. Si attiva la sezione formula, all’interno della quale va inserita la funzione.

Nell’esempio sotto raffigurato, la funzione che si applica a tutte le celle precedentemente selezionate della colonna controlla che, a partire dalla cella D2, sia inserito un valore numerico. Nel caso, ad esempio, di valore testuale la funzione restituirebbe falso per cui il valore non supererebbe la regola di convalida. Per rinforzare la regola, nella linguetta MESSAGGIO DI ERRORE è stato digitato un messaggio che avverte l’utente che abbia per errore inserito un valore non numerico della necessità di svolgere questa operazione.


 

Posted: 24 Giu 17 By: Category: Blog Read 182 times

Autore: Michela F.

Tutto ciò che è prezioso, o scarso, costa. Si pensi per esempio all'oro, al platino, ai diamanti.

Anche il Tempo è una risorsa scarsa e quindi costa. Costa gestirlo, prevederlo, programmarlo.

Se pensiamo che questi costi siano inevitabili, li somatizziamo in modo negativo. Corriamo il rischio di vivere in modo passivo. E, nella peggiore delle ipotesi facciamo pagare ad altri questa nostra difficoltà.

Se, invece, impariamo a conoscere i costi del tempo e a controllarli con metodo e disciplina allora possiamo diventare veri padroni del nostro tempo.

Saremo noi a gestire il tempo e non saranno gli eventi a gestirci.

Per diventare padroni del nostro tempo possiamo seguire tre strade:

  • La strada della buona educazione, ovvero l'eleganza nei confronti del tempo e degli altri (es. la puntualità)
  • La strada delle priorità, cioè la chiarezza del punto di partenza e del punto di arrivo
  • La stada dell'auto organizzazione, che è la capacità di prevedere, pianificare e programmare il tempo

Scegli quella che si adatta di più a te !

Posted: 21 Giu 17 By: Category: Blog Read 110 times

Autore: Roberto G.

Molti utenti comprendono bene l’utilizzo e la funzionalità della funzione SOMMA ed arrivano anche a conoscere e magari ad applicare le funzioni MEDIA, MIN e MAX. In questo sono anche agevolati dal fatto che tali funzioni sono disponibili nel pulsante SOMMA AUTOMATICA  che possono reperire nella Barra multifunzione sia sulla scheda HOME che sulla scheda FORMULE.

Le difficoltà cominciano quando si tratta di capire l’utilizzo delle funzioni di conteggio che oltretutto sono 3 e non tutte disponibili nel pulsante SOMMA AUTOMATICA (che rappresenta una bella facilitazione ma, ahimè, non contiene la soluzione a tutti i problemi). Forse un esempio può risultare utile.

 

 

L’elenco mostra un elenco di fattura da pagare (numero fattura, importo da pagare, importo pagato). Alcune domande:

  1. Quante sono complessivamente le fatture?
  2. Quante fatture sono state saldate?
  3. Quante fatture non sono state saldate?

Le risposte sono nelle 3 funzioni di conteggio:

  • La funzione NUMERI conta solo le celle che contengono numeri. Può essere applicata solo nella colonna B per rispondere alla domanda 1.
  • La funzione VALORI conta tutte le celle piene, qualsiasi valore contengano. Può essere applicata nelle colonne A oppure B per rispondere alla prima domanda e nella colonna C per rispondere alla seconda domanda.

La funzione CONTA.VUOTE conta solo le celle vuote e nell’esempio può essere applicata nella colonna C per rispondere alla terza domanda (assenza di importo = fattura non pagata).

 

 

Tutto ok, ma dove si trovano queste funzioni? Alla funzione CONTA.NUMERI già si è accennato: ancora una volta ci viene in soccorso il pulsante SOMMA AUTOMATICA.  Le altre due funzioni devono essere digitate a mano oppure reperite nella scheda FORMULE, categoria ALTRE FUNZIONI e poi STATISTICHE.

Un’ultima cosa. Anche se l’applicazione di queste funzioni è automatica, vale la pena di conoscere la sintassi che è molto semplice: indicare l’intervallo di celle in cui effettuare il conteggio (es. A2:A19).

Posted: 28 Mag 17 By: Category: Blog Read 156 times

Autore: Michela F.

"Un tale che passeggiava tra gli alberi incontrò un boscaiolo intento a segare un tronco con grande fatica. Curioso di scoprire come mai fare a pezzi una pianta caduta costasse tanto sudore, il tale si avvicinò, stette un po' a osservare e poi disse: "Potrò sbagliare ma mi sembra che la tua segna tagli poco. Che ne diresti di appuntirle i denti ? Il boscaiolo tra un respiro affannoso e l'altro rispose brusco: "Non ho tempo, devo segare".

Così narra un racconto Canadese.

Ognuno ritiene di far buon uso del proprio tempo semplicemente occupandolo.

Pochi si soffermano sul reale utilizzo che ne fanno

Il tempo è vita, non va sprecato.

Non va vissuto con uno stile ossessivo, né programmato istante per istante. Va utilizzato per quello che è: una risorsa preziosa.

E' necessario imparare a rispettare questa risorsa scarsa, che non si può né creare né distruggere, ma solo far fruttare nel migliore dei modi.

Quindi perché non fermarsi qualche minuto per decidere di diventare "dei buoni gestori del proprio tempo" invece di vivere in affanno, spesso in ritardo e con la sensazione che il tempo non sia mai abbastanza ?

 

 

Posted: 06 Gen 17 By: Category: Blog Read 333 times
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